RICETTIVO. COLLEGAMENTO DEL POS CON RT. COME GESTIRE LE CAPARRE

Disallineamenti in caso di caparre

A seguito dell’entrata in vigore dell’obbligo di collegamento tra POS e Registratore Telematico, sono pervenuti diversi quesiti concernenti i possibili disallineamenti derivanti dall’incasso di caparre che, in quanto non soggette ad IVA, non sempre sono oggetto di memorizzazione nel RT.

Al fine di acquisire un orientamento in merito alla corretta gestione delle caparre, in particolare nelle ipotesi in cui il saldo finale sia effettuato tramite POS, si è svolta un’interlocuzione con l’Agenzia delle Entrate nel corso della quale sono emerse informalmente, per il tramite della Confcommercio, le seguenti indicazioni operative, a cui viene suggerito di attenersi in via generale e prudenziale.

prima soluzione – fatturazione separata

Una prima soluzione, relativa ai casi in cui il POS sia utilizzo in modo promiscuo per incassi soggetti a fatture e a documento commerciale, consiste nell’emissione di due fatture: una al momento del versamento della caparra e una al momento del pagamento del saldo.

In questo caso, la struttura ricettiva emette una prima fattura (senza IVA) per l’importo ricevuto a titolo di caparra e successivamente una seconda fattura per il saldo della prestazione. Nella seconda fattura l’importo già incassato a titolo di caparra va detratto, calcolando però l’IVA sull’intera somma corrisposta.

Questa modalità consente di documentare separatamente i diversi momenti di incasso e di evitare possibili disallineamenti tra gli importi certificati fiscalmente e quelli incassati tramite strumenti elettronici.

Nel caso di caparre incassate tramite bonifico o intermediari (es. portali di prenotazione), il principio resta applicabile: la caparra può essere documentata tramite fattura o documento commerciale, anche se l’importo non transita immediatamente tramite POS, assicurando la tracciabilità e l’analiticità dei pagamenti.

In questa soluzione, la caparra può essere indicata con il codice N2.2 (operazioni non soggette a IVA ai sensi dell’art. 2 DPR 633/72) e, qualora l’importo sia superiore a €77,47, si applica il bollo virtuale con codice N1.

Si ricorda infatti che la caparra confirmatoria non è soggetta a IVA, avendo natura risarcitoria e non di corrispettivo, ma se l’importo è superiore a 77,47 euro, l’imposta di bollo è dovuta sulle ricevute o quietanze rilasciate per il pagamento, nella misura di 2 euro (art. 13 della Tariffa, Parte I, allegata al d.P.R. 642/1972).

L’occasione è utile per ricordare che, qualora il POS venga utilizzato solo per incassi soggetti a fatture, tale modalità di utilizzo deve essere dichiarata nell’apposita sezione “POS non collegati” del portale Fatture e Corrispettivi.

seconda soluzione – utilizzo di RT o software gestionale

Una seconda soluzione, più coerente con il sistema di certificazione dei corrispettivi tramite registratore telematico, consiste nell’utilizzare un RT o un software gestionale che consenta di gestire i pagamenti anticipati, mediante funzioni dedicate che permettano di indicare nel documento commerciale la quota già versata a titolo di caparra. In questo modo, il documento fiscale può riportare il corrispettivo complessivo della prestazione, distinguendo chiaramente l’importo già incassato dal saldo da versare al check-out tramite POS.

Questa modalità consente di mantenere un corretto allineamento tra i pagamenti elettronici transitati tramite POS e i dati riportati nel documento commerciale, anche nel caso in cui parte del pagamento sia avvenuta tramite bonifico o intermediario.

terza soluzione – documento unico per l’intero importo

La terza soluzione, da adottare in assenza di strumenti tecnici che consentano la gestione distinta delle caparre, consiste nell’emettere un documento commerciale per l’intero importo della prestazione, indicando come metodo di pagamento l’intero corrispettivo, pur essendo incassato al check-out soltanto il saldo residuo tramite POS.

Ad esempio, per una prestazione di 300 euro con caparra di 100 euro già versata, il documento commerciale verrà emesso per 300 euro, anche se il pagamento elettronico effettivamente effettuato al check-out sarà pari a 200 euro.

Questa modalità, pur potendo generare un disallineamento tra importi certificati e importi effettivamente transitati sul POS, è stata indicata informalmente dall’Agenzia delle Entrate come soluzione praticabile nei casi in cui il registratore telematico non consenta una gestione distinta delle caparre.