REGISTRATORI DI CASSA E POS: NUOVO OBBLIGO DAL 2026

Pos e scontrini sempre collegati – AGGIORNATO CON LA CIRCOLARE DELL’AGENZIA DELLE ENTRATE DEL 31 ottobre 2025

Dal prossimo 1° gennaio 2026 scatterà un nuovo obbligo introdotto dalla scorsa legge di bilancio 2025.

In dettaglio entrerà in vigore l’obbligo di collegare Pos e scontrini telematici.

Si introduce il vincolo di collegamento tecnico tra gli strumenti di pagamento elettronico e registratori telematici. 

Il registratore potrà memorizzare sempre le informazioni di tutte le transazioni elettroniche, tranne i dati sensibili del cliente, e trasmettere all’agenzia delle Entrate l’importo complessivo dei pagamenti elettronici giornalieri acquisiti dall’esercente anche indipendentemente dalla registrazione dei corrispettivi.

Sarà prevista una sanzione pecuniaria e una sanzione accessoria della sospensione della licenza o dell’autorizzazione all’esercizio dell’attività per ciascuna violazione di:

• mancato collegamento dello strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici con lo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati 
• mancata trasmissione o memorizzazione dei dati dei pagamenti elettronici.

Vediamo il dettaglio della norma.

1) Controlli sui corrispettivi: incassi e scontrini collegati dal 1° gennaio

In dettaglio, si stabilisce che la memorizzazione elettronica e la trasmissione telematica sono effettuate mediante strumenti tecnologici che garantiscano l’inalterabilità e la sicurezza dei dati, nonché la piena integrazione e interazione del processo di registrazione dei corrispettivi con il processo di pagamento elettronico.

A tal fine, lo strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici è sempre collegato allo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati, in modo puntuale, e trasmessi, in modo aggregato, i dati dei corrispettivi nonché i dati dei pagamenti elettronici giornalieri.

2) Registratori di cassa e POS: sanzioni per chi non provvede

Si applica la sanzione amministrativa di euro 100 per ciascuna trasmissione, comunque entro il limite massimo di euro 1.000 per ciascun trimestre.

Inoltre, si estende l’applicazione di tale sanzione, anche nei casi di violazione degli obblighi di memorizzazione o trasmissione dei pagamenti elettronici.

La sanzione amministrativa da euro 1.000 a euro 4.000 prevista per l’omessa installazione degli apparecchi per l’emissione dello scontrino fiscale si applica anche nel caso di mancato collegamento dello strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici allo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati, in modo puntuale, e trasmessi, in modo aggregato, i dati dei corrispettivi nonché i dati dei pagamenti elettronici giornalieri.

Il 31 ottobre l’Agenzia delle Entrate ha emanato le regole tecniche per attuare il collegamento (scarica sotto). In particolare:

In particoalre, si tratta delle modalità operative per il collegamento tra lo strumento hardware o software mediante il quale sono accettati i pagamenti elettronici e lo strumento mediante il quale sono registrati e memorizzati i dati dei corrispettivi. 

Come indicato nel provvedimento, il collegamento tra i due strumenti non richiederà interventi tecnici complessi o connessioni fisiche dirette tra i dispositivi, ma avverrà esclusivamente attraverso un servizio online dedicato, disponibile nell’area riservata del portale “Fatture e Corrispettivi” dell’Agenzia delle Entrate.

Gli esercenti, o i loro intermediari delegati, dovranno accedere al servizio e procedere all’associazione tra la matricola del registratore telematico, già censito in Anagrafe Tributaria, e i dati identificativi univoci dei terminali POS o degli altri strumenti di pagamento elettronico utilizzati. La procedura prevede, inoltre, l’indicazione dell’indirizzo dell’unità locale presso la quale gli strumenti sono operativi, in modo da assicurare la tracciabilità e la corretta attribuzione dei dati.

Per agevolare l’inserimento, il sistema renderà visibili all’utente gli strumenti di pagamento già comunicati all’Agenzia dagli operatori finanziari, semplificando così l’abbinamento. Nel caso in cui la memorizzazione e la trasmissione dei corrispettivi siano effettuate non tramite registratore telematico ma mediante la procedura web dell’Agenzia, il collegamento potrà essere completato direttamente all’interno della medesima piattaforma, senza ulteriori adempimenti.

Il provvedimento stabilisce anche un periodo transitorio per consentire agli esercenti di adeguarsi gradualmente alle nuove disposizioni.

In particolare, gli operatori che già dispongono di strumenti di pagamento elettronico al 1° gennaio 2026, o che li attiveranno entro lo stesso mese di gennaio, avranno 45 giorni di tempo, decorrenti dalla data in cui il servizio online sarà reso disponibile, per effettuare la registrazione.

Tale data sarà comunicata con un avviso pubblicato sul sito dell’Agenzia delle Entrate e, comunque, le nuove funzionalità saranno rese disponibili nei primi giorni del mese di marzo.

Una volta a regime, invece, per ogni nuovo POS o in caso di modifica del collegamento esistente, la registrazione dovrà essere effettuata a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di attivazione dello strumento e, comunque, entro l’ultimo giorno lavorativo del medesimo mese. In tal modo, il sistema introduce una tempistica flessibile, che consente agli esercenti di gestire l’adempimento con un congruo margine operativo.

Oltre alle modalità di collegamento, il provvedimento definisce anche le regole per la memorizzazione puntuale e la trasmissione aggregata dei dati dei pagamenti elettronici giornalieri.

Nello specifico, al momento di ciascuna operazione di vendita o prestazione, i dati relativi al pagamento effettuato – importo e tipologia di strumento utilizzato – vengono registrati e riportati nel documento commerciale. Successivamente, tali informazioni vengono trasmesse telematicamente all’Agenzia delle Entrate, in forma aggregata e su base giornaliera, insieme ai dati dei corrispettivi, secondo le stesse modalità tecniche già previste per la trasmissione dei corrispettivi telematici.

Per quanto riguarda, invece, la tutela dei dati personali, il provvedimento in esame individua l’Agenzia delle Entrate come titolare del trattamento, che avviene nel rispetto del Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR) e delle disposizioni del decreto legislativo n. 127 del 2015.

I dati saranno conservati nei sistemi dell’Anagrafe Tributaria e gestiti da Sogei S.p.A., designata responsabile del trattamento.

La data di messa a disposizione del citato servizio web sarà resa nota con apposito avviso pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle entrate.
Per gli strumenti di pagamento elettronico per i quali il Contratto di convenzionamento è stipulato successivamente al 31 gennaio 2026, il collegamento è effettuato a partire dal sesto giorno del secondo mese successivo alla data di effettiva disponibilità dello strumento di pagamento elettronico ed entro l’ultimo giorno lavorativo dello stesso mese. 

Il sabato è considerato giorno non lavorativo. Non saranno comunque considerate tardive le operazioni di collegamento di cui al punto 2.1. effettuate entro l’ultimo giorno del mese. I termini si applicano anche nei casi in cui venga modificato il collegamento di uno strumento di pagamento elettronico già precedentemente associato.

La memorizzazione puntuale dei dati dei pagamenti elettronici è effettuata al momento della registrazione delle operazioni di vendita o prestazione con lo strumento di certificazione dei corrispettivi, riportando nel documento commerciale le forme di pagamento utilizzate e il relativo ammontare.

I dati dei pagamenti elettronici memorizzati sono trasmessi giornalmente in forma aggregata in conformità alle specifiche tecniche dei provvedimenti relativi agli strumenti di certificazione dei corrispettivi di cui al punto 1.2 del provvedimento in oggetto.

Comunque, è consigliabile verificare quali sono le soluzioni tecnologiche più adatte alle vostre esigenze contattando il vostro rivenditore e/o tecnico del Registratore di Cassa Telematico di fiducia, per poter effettuare le operazioni necessarie.